Toelichting op de overhead
Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Voorbeelden zijn de salarislasten van leidinggevenden en van medewerkers van de afdeling financiën. Ook de exploitatielasten van het Huis van de Stad maken deel uit van de overhead.
Om de raad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven, worden de overheadkosten centraal begroot. Voorheen werden deze kosten verdeeld over de programma’s en niet apart inzichtelijk gemaakt.
De overheadkosten (inclusief het bedrag dat is toegerekend aan externe kostendragers) zijn in het jaar 2017 uitgekomen op € 24,3 miljoen en bedragen 9% van de totale exploitatie.
Voor het specificeren van de overheadkosten hanteert de gemeente Gouda een indeling in elf onderdelen.
Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
Directie | Kosten van de 3 directieleden en de bijbehorende management ondersteuning. |
Primair proces | Loonkosten van het personeel die niet direct aan een taakveld kunnen worden toegerekend, zoals alle leidinggevenden in het primaire proces en ondersteuning in het primaire proces (managementassistentes en administratieve medewerkers). |
Bestuursondersteuning en Communicatie | Kosten die worden ingezet ten behoeve van de interne en externe communicatie en de bestuursondersteuning. |
Concernstaf | Kosten die gemaakt worden ten behoeve van interne controle en advies. |
Informatisering en Automatisering | Kosten die gemaakt worden voor het aanschaffen van hardware- en software, licenties, onderhoud, systeem- en netwerk beheer, helpdesk, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Ook vallen hier de telefoonkosten, de kopieerkosten en de kosten van DIV onder. Hiervoor zijn alle automatisering en ICT kosten doorgelopen en indien van toepassing direct toegerekend aan een taakveld. De overgebleven kosten zijn verantwoord onder overhead. |
HRM | Kosten die gemaakt worden voor het personeelsbeheer, zoals de salariskosten van de HRM-medewerkers, de kosten van het personeelssysteem, concern brede opleidingskosten en trainingen, werving en selectie, arbodienst, OR, detachering en kosten organisatieontwikkeling. |
Huisvesting | Kapitaallasten en onderhoud die betrekking hebben op het Huis van de Stad, alsmede waterverbruik, energiekosten, schoonmaakkosten, beveiliging en het onderhoud binnen het Huis van de Stad. |
Facilitaire zaken | Kosten die betrekking hebben op het callcentrum, catering/ kantine, en portokosten. |
Financiën | Kosten voor het voeren van de administratie, de planning- en controlfunctie en adviesfunctie op het gebied van financiën, treasury en fiscale zaken. |
Inkoop | Kosten die worden gemaakt t.b.v. inkoop, waaronder ondersteuning aanbestedingen, ontwikkelen contractenbank en contractmanagement en de verzekeringen. |
Juridische Zaken | Kosten die betrekking hebben op juridische zaken, zoals juridische advieskosten, proceskosten en schadevergoeding. |
Toerekening aan grondexploitaties, voorzieningen en investeringen
In het BBV is voor de grondexploitaties, investeringen en voorzieningen een uitzondering gemaakt voor wat betreft het centraal begroten en verantwoorden van overheadkosten. Deze uitzondering is gemaakt omdat het niet toerekenen van de overhead zou leiden tot een nadelig resultaat. De jaarlijkse last zou dan namelijk ineens ten laste van het begrotingsresultaat moeten worden gebracht in plaats van deze toe te rekenen aan het grondbedrijf, de onderhoudsvoorzieningen en de investeringen.
De overhead die is doorberekend aan deze externe kostendragers bedraagt € 1,18 miljoen.
Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
Doordat de overhead sinds de BBV-wijziging op een apart overzicht wordt verantwoord en niet wordt doorbelast aan de producten in het primaire proces, ontstaat beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten binnen de programma's. Dit betekent niet dat dat de overhead buiten beschouwing wordt gelaten bij de berekening van de heffingen en tarieven. Deze wordt namelijk extracomptabel (buiten de boekhouding om) berekend ten behoeve van de tariefstelling en om aan te tonen dat de gemeente met deze heffingen geen winst maakt. De toegerekende overhead aan de heffingen en tarieven maken onderdeel uit van de in dit onderdeel gepresenteerde kosten van overhead.